Am Beispiel IT-Projektleiter: In den meisten Projekten geht es für mich darum, das große Ganze im Blick zu haben. Es sollen natürlich die gesetzten Projektziele erreicht werden. Logisch! Aber das muss mit Kosten und Timeline synchronisiert werden.  Oft gibt es hier Zielkonflikte, die gelöst werden müssen. Entweder als Team, als Projektleiter oder im Gespräch mit den Stakeholdern. 

Ich sortiere in Abstimmung mit allen Projektbeteiligten die Anforderungen nach Priorität. Auch in sehr komplexen Projekten lässt sich in der Regel eine grobe Prioritätenliste erstellen. Und wenn es nur “Must-Have - sofort” und “Must-Have - ein wenig später" ist.

Ist dies geschafft, kann eine Roadmap erstellt werden. Dazu brauche ich Aufwandsschätzungen. Ist das Entwicklungsteam eingespielt und kann gute Schätzungen geben, können Roadmap und Budget geplant bzw. geprüft werden.

Arbeitet das Entwicklungsteam zum ersten Mal zusammen oder sind die Anforderungen so komplex, dass es schwer fällt, belastbare Schätzungen zu erstellen, gehe ich wie folgt vor. Wenn möglich, entscheidet man sich für einen agilen Ansatz, um die Ungewissheiten durch eine iterative Herangehensweise zu reduzieren. Hier wird dann vom Wichtigsten zum Unwichtigsten entwickelt. In diesem Fall versuche ich das Team zu coachen und Prozesse so zu optimieren, dass mit der Zeit der Output immer besser wird. Hier bleibt es nicht aus, dass man (wenn gewünscht) auch in die Rolle des Process oder Agile Coaches schlüpft, um das Team zu enablen, die gesetzten Ziele zu erreichen.

Bewegt man sich in einem stark regulierten Umfeld, ist es nicht immer möglich, agil vorzugehen. Trotzdem versuche ich hier die Ungewissheiten zu reduzieren. Dafür gibt es mehrere Ansätze. Zuerst - gutes Anforderungsmanagement. Also, Ungewissheiten durch klare Anforderungen reduzieren. Sind die Anforderungen klarer, gehe ich mit der Entwicklung in den Austausch und schaffe es meist, die technischen Herausforderungen so zu durchdringen, dass pragmatische Lösungsoptionen gefunden werden. Zudem versuche ich, gute Meilensteine zu definieren, die so gut wie möglich eigenständig, funktional und lieferbar sind, um schnell Feedback zu bekommen und Teilergebnisse testen zu können. Ich steige wo möglich selbst ins Testing ein, um zumindest ein Gefühl für die entstandene Qualität zu bekommen.

Jedes Projekt ist anders und man muss natürlich immer auf die Gegebenheiten reagieren. Neben den genannten Themen hat Projektmanagement für mich vor allem mit Menschen zu tun. Aus meiner Sicht geht es viel um Vermittlung zwischen Stakeholder und Motivation des Teams. Communication is key!